Hallituksen kokous 03.03.2006
Aika ja paikka
Kokous pidettiin Kahvila Soihdussa, Helsingissä 3.3.2006.
Läsnä
- Aschwin van der Woude (puheenjohtaja)
- Tero Kuusela (varapuheenjohtaja, kokouksen puheenjohtaja)
- Fabian Fagerholm (hallituksen jäsen, kokouksen sihteeri)
- Antti Kaihola (treasurer)
- Martin-Éric Racine (tilintarkastaja)
- Kokouksen avaus
Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 14:14.
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
- Viime kokouksien pöytäkirjojen hyväksyminen
21.1.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirjaa ei hyväksytty eriävien tulkintojen takia. 4.2.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirja ei ollut valmis. Päätettiin lykätä pöytäkirjojen hyväksymistä.
- Ilmoitusasiat
- Tero: COSS kesäkoodi 2006: Pyydetty edustajaa raatiin. Tero valittu edustamaan L-A:ta.
- Tero: Wolf ja Alexandra jättävät tehtävänsä L-A:n hallituksessa ja sihteerinä, sekä aikovat erota yhdistyksestä kokonaan. Tarvitaan ratkaisu ylläpitotiimin tehtäviä varten. Myös palvelimen omistusasiat selvitettävä.
- Aschwin: ei tule asettumaan ehdolle puheenjohtajaksi seuraavassa jäsenkokouksessa. Tero hoitaa varapuheenjohtajana puheenjohtajan tehtäviä seuraavaan jäsenkokoukseen saakka.
- Martin-Éric: Ei käytettävissä luottamustehtäviin seuraavan jäsenkokouksen jälkeen, mahdollisesti erottava nykyisestä tehtävästä ennen jäsenkokousta.
- Jäsenkokouksen ajan ja paikan päättäminen
Jäsenkokous pidetään 22.4.2006 12:15 BTK seminaarihuoneessa Turussa.
- Jäsenkokouksen esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin nykyisessä muodossaan.
- Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohdan päättäminen
Seuraava hallituksen kokous pidetään 18.3 klo 12:00 Jabberin kautta.
- Muut asiat
Antti:
- Sihteerin tehtäviä on jaettava uudelleen ennen seuraavaa jäsenkokousta.
Hallitus jakaa tehtäviä uudelleen seuraavasti seuraavaan jäsenkokoukseen saakka:
- Antti hoitaa jäsenrekisteriä
- Antti hoitaa Wolfin hallitustehtäviä
- Fabian hoitaa muut sihteerin tehtävät
Aschwin:
- DebConf5-laatikot vielä Aschwinilla. On siirrettävä muualle. Antti tarjoaa paikan toimistostaan Turussa. Antti ja Aschwin koordinoivat.
- Sponsoripaketit DebConf5:stä odottavat lähetystä. Talousraportti ainoa puuttuva osa, valmistunee maanantaina.
- Jaetut tehtävät
- [Fabian 03.03.] Update the annual meeting page
- [Aschwin 05.03] Send the manifest for DebConf5 boxes to board list.
- [Antti 06.03.] Prepare the financial statements of 2004 & 2005
- [Aschwin 17.03.] Prepare the annual report of 2004
- [Martin-Éric 17.03.] Audit the years 2004 & 2005
- [Martin-Éric 17.03.] Give the auditor’s statements to the board
- [Fabian 17.03.] Prepare the handout for the annual meeting
- [Martin-Éric 17.03.] Write an accompanying letter for DC5 sponsor pkgs
- [Tero 18.03.] Write the invitation to the annual meeting
- [Tero 18.03.] Send the public invitation to the annual meeting
- [Aschwin 19.03.] Get DebConf5 sponsor packages done and sent.
- [Antti 08.04. evening] Send the personal invitations to the annual meeting
- [Aschwin 18.03.-15.04.] Collect the “Member of the Year 2005” votes
- [Aschwin, Antti 15.04.] Move DebConf5 boxes to Antti’s office.
- [Aschwin 20.04.] Get the “MotY 2005” award to hand out
- [Antti 18.03.-20.04.] Collect registrations to the annual meeting
- [Aschwin 21.04.] Prepare and print the “MotY 2005” certificate
- [Aschwin 21.04.] Print and copy the handouts for the meeting
- Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin klo 15:15.
Luokat: