Hallituksen kokous 13.08.2006
Aika ja paikka
Kokous pidettiin hallituksen Jabber-huoneessa 13. elokuuta 2006 klo 10:00.
Läsnä
- Antti Kaihola (hallituksen puheenjohtaja)
- Tero Kuusela (hallituksen jäsen)
- Fabian Fagerholm (hallituksen jäsen, sihteeri)
- Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 10:00.
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
- Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
4.2.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirja puuttuu. 21.1.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirjaa ei hyväksytty eriävien tulkintojen takia. Hyväksyttiin 11.7.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirja.
- Ilmoitusasiat
Linux 15v: Tilaisuus pidetään 4.9.2006 klo 13-18 Helsingin yliopiston juhlasalissa. Ohjelmassa on luentosarja ja kahvitus. Pääpuhujana Jon “Maddog” Hall. www.coss.fi/fi/ajankohtaista/tapahtumat/linux15v.html
- Taloustilanne
L-A tilin saldo: 121,27+
Tilitapahtumat: Ei tilitapahtumia.
DebConf5-tilin saldo: 1353,72+
Tilitapahtumat: Ei tilitapahtumia.
- Ylimääräinen jäsenkokous
Todettiin, että kaikkia jäseniä on yritetty tavoittaa ylimääräisen jäsenkokouksen tiimoilta. 43:sta jäsenestä tavoitettiin 27 puhelimitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti. 16 jäsentä ei tavoitettu yrityksistä huolimatta. Hallitus analysoi jäseniltä saadun palautteen.
Aika ja paikka
Jäseniltä tulleiden aika- ja paikkatoiveiden perusteella ylimääräinen jäsenkokous päätettiin pitää Turussa 23.9.2006 klo 13:30 Turku-salissa. Mikäli Turku-salin varaus ei onnistu tänä ajankohtana, hallitus kokoontuu mahdollisimman nopeasti päättämään uudesta ajankohdasta ja paikasta.
Budjetti
Hallitus päätti varata 30€ kirjallisiin kokouskutsuihin, 30€ tarjoiluun ja 10€ kopiointikuluihin.
Tehtävien jako
Hallitus kävi läpi ylimääräiseen jäsenkokoukseen liittyvät tehtävät ja jakoi tehtäviä. Tehtävät on lueteltu kohdassa 9.
- Palvelin
Hallitus kävi läpi palvelimen tilanteen ja totesi sähköpostilistalla ilmenneen sähköpostisilmukka, joka saatiin kohtuullisessa ajassa korjattua. Päätettiin, että ylimääräisessä jäsenkokouksessa asia otetaan keskusteluun ja pyritään löytämään pysyvämpi ratkaisu ylläpito- ja palvelinongelmiin.
- Muut asiat
Denis Kirjanoviin on yritetty ottaa yhteyttä jäsenhakemusta koskien, mutta ei ole saatu. Hallitus päätti, että odotetaan edelleen vastausta.
- Tehtävien jako
- Antti, 16.8.: Tee pre-meeting checklist.
- Antti, 18.8.: Lähetä alustava kutsu kokoukseen ja kannusta keskustelemaan keskustelulistalla. (Heti kun paikka on varmistunut.)
- Antti, 21.8.: Kutsu halukkaita postitustalkoisiin 28.8 klo 17.
- Antti, 27.8.: Laadi ja tulosta jäsenmaksulomakkeet kutsua varten.
- Antti, 22.9.: Monista kokousmateriaali.
- Antti, 23.9.: Tuo jäsenkortit kokoukseen.
- Fabian, 13.8.: Lähetä COSSin Linux 15v-linkki announce-listalle.
- Fabian, 18.8.: Laadi esityslista ylimääräiselle jäsenkokoukselle.
- Fabian, 27.8.: Tee www-sivu ja siihen ilmoittautumislomake ylimääräiselle jäsenkokoukselle.
- Fabian, 20.9.: Laadi kokousmateriaali.
- Tero, 13.8.: Varaa Turku-sali.
- Tero, 18.8.: Selvitä ruokailumahdollisuudet kokousta edeltävää ruokailua varten.
- Tero, 18.8.: Kirjoita luonnos kutsu- ja tilanneselvitysdokumentista.
- Tero, 18.8.: Laadi post-meeting checklist eli uuden hallituksen muistilista.
- Tero, 27.8.: Laadi kutsu- ja tilanneselvitysdokumentista lopullinen versio.
- Tero, 23.9.: Tuo äänestyslipukkeet mukaan kokoukseen.
- Tero, 23.9.: Tuo yhdistyksen säännöt, yhdistyslaki, tarpeelliset yhdistyksen käytäntödokumentit ja kokouskutsu kokoukseen.
- Seuraava kokous
Seuraava kokous pidetään 23.9. ennen jäsenkokousta.
- Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin klo 14:21.