Hallituksen kokous 8.1.2005
Aika
Lauantai 08.01. kello 13:00
Paikka
Aschwinin asunto, Turku
Läsnä
Hallituksen jäsenet:
- Aschwin van der Woude, puheenjohtaja
- Anders Biström, sihteeri
- Maria Pinjanainen
- Tero Kuusela
Muut läsnäolijat:
- Minna Kuusela
- Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 13:18.
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, koska paikalla oli riittävän monta hallituksen jäsentä ja koska kokous oli kutsuttu koolle ajoissa.
- Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.
- Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen
Edellisen, 08.10. pidetyn, kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin.
- Saapuneen postin läpikäynti
- Useita mainoksia
- Joulukortti Sakari Arolle, lähettäjänä SOT
- Tiliote lokakuulta, 29.10. tilillä 434,28 €
- Tiliote marraskuulta, 30.11. tilillä 454,28 €
- Tiliote joulukuulta, 31.12. tilillä 472, 69 €
- Petriltä tullut 20 € tuntemattomasta syystä, pyydetään selvitystä
- Ilmoitusasiat
- Palvelimemme kovalevy on vioittunut, Aschwin valtuutti Wolfin ostamaan tarvittaessa uuden
- Hallituksen ja toimihenkilöiden roolien määrittely
Hallitus
- Yhdistyksen edustaja Suomen lain mukaisesti
- Pyrkii toteuttamaan yhdistyksen toimintasuunnitelmaa
- Tekee kiireelliset päätökset
- Tekee taloutta koskevat päätökset
- Tekee lyhytaikaisesti vaikuttavat päätökset
- Pyrkii antamaan jäsenistölle mahdollisuuden kommentoida päätöksen
kohteeksi tulossa olevia asioita ja ottamaan huomioon jäsenistön
mielipiteet päätöksenteossaan
- Erityisesti jäsenistöä on kuultava kauaskantoisia ja yhteistyöasioita koskevia päätöksiä tehtäessä
- Vastaa jäsenkokousten järjestelyistä
Yhdistyksen puheenjohtaja
- Linux-Aktivaattorin pääasiallinen edustaja
- Koordinoi organisaatiota kokonaisuutena
- Tiedottaa jäsenistölle tapahtumista Linux-Aktivaattorin sisällä vähintään kahdesti vuodessa
- Kutsuu koolle hallituksen kokoukset
Yhdistyksen varapuheenjohtaja
- Ottaa vastuulleen puheenjohtajan tehtävät tämän ollessa estynyt
- Pysyy tietoisena tapahtumista organisaatiossa ja Linux-Aktivaattorin suunnitelmista
Yhdistyksen sihteeri
- Laatii muistiinpanot hallituksen kokouksista
- Ylläpitää jäsenrekisteriä
- Pitää kirjaa jäsenmaksuista
- Tarkistaa yhdistyksen postilaatikon viikoittain
Yhdistyksen rahastonhoitaja
- Varmistaa, että laskumme tulevat maksetuksi ajoissa
- Hoitaa yhdistyksen kirjanpidon
- Pitää hallituksen ajan tasalla yhdistyksen taloustilanteesta ja talouden näkymistä
- Käyttää yhdistyksen tiliä hallituksen valtuuttamien tilisiirtojen tekemiseen
- Laatii tilinpäätöksen kevätkokouksiin sekä tulo- ja menoarvion syyskokouksiin
- Toimihenkilöiden valinta
- Yhdistyksen puheenjohtaja: Aschwin van der Woude, valittu vuosikokouksessa
- Yhdistyksen varapuheenjohtaja: Tero Kuusela
- Yhdistyksen sihteeri: Minna Kuusela
- Rahastonhoitaja: Päätetään seuraavassa hallituksen kokouksessa
Minna lisätään hallituksen postilistalle. Anders luovutti yhdistyksen postilaatikon avaimet Minnalle.
Rahastonhoitajapäätös jätettiin seuraavaan kokoukseen. Parhaana vaihtoehtona pidetään muutenkin aktiivista jäsentä ja Aschwin halusi vielä kysyä joidenkin halukkuutta. Maria ilmaisi olevansa tarpeen vaatiessa käytettävissä. Samoin Marian sisko on edelleen olemassa vaihtoehtona, mutta hän ei ole aktiivijäsen.
- Hallituksen kokousten aikataulu
Kaikki hallituksen jäsenet eivät olleet paikalla, joten päätettiin laatia ehdotus ja esittää se hallituksen postilistalla. Päätös tehdään, kun kaikkia hallituksen jäseniä on ensin kuultu. Ehdotetaan seuraavaa:
Hallituksen kokous järjestetään helmikuusta lähtien joka toisen kuukauden ensimmäisenä lauantaina alkaen kello 16:00. Lisäksi järjestetään hallituksen kokous maaliskuun 19. päivä kevätkokouksen valmisteluja varten.
Hallitus järjestää lisäksi maaliskuusta alkaen Jabber-kokouksia joka toisen kuukauden ensimmäisenä lauantaina alkaen kello 16:00.
- Vuoden 2005 kevätkokous
Vuoden 2005 kevätkokous pidetään lauantaina 2. huhtikuuta.
Jokainen hallituksen jäsen tiedustelee mahdollisia paikkoja kokouksen järjestämistä varten. Tarvitsemme tilaa 15-20 henkilölle. Paikka päätetään seuraavassa kokouksessa.
Seuraavassa kokouksessa jaetaan myös tehtävät kevätkokouksen valmisteluihin liittyen.
- Vuosien 2003-2004 maksamattomat jäsenmaksut
Sihteeri selvittää jäsenmaksujen tilanteen laittaessaan jäsenrekisterin ajan tasalle.
- Kevät- ja syyskokousten tarkistuslista
Pyrimme laatimaan listat muistettavista asioista kevät- ja syyskokouksia varten.
Päätettiin viedä tämä keskustelu policy-listalle.
- Linjaukset
Päätettiin linjausten hyväksyntään johtavasta prosessista seuraavaa:
Linjausehdotus valmistellaan policy-listalla, jossa keskustelu siitä tulee aloittaa ehdotusluonnoksella. Hallitus päättää linjausehdotuksen hyväksymisestä luonnokseksi. Lopulta luonnoksen hyväksyy linjaukseksi jäsenistön kokous.
Linjaus postilistojen käytöstä jätettiin pöydälle teknisten ongelmien estäessä pääsyn tarpeelliseen materiaaliin. Päätettiin pyytää Fabiania lähettämään ehdotusluonnos policy-listalle.
Päätettiin, että ylläpitäjätiimi laatii linjausehdotuksen toiminnasta ongelmien ilmetessä Linux-Aktivaattorin tarjoamissa palveluissa ja lähettää tämän policy-listalle.
Päätettiin linjauksesta IMAP- ja verkkosivutilan tarjoamisesta palvelimellamme, ettei tätä voida tarjota nykyisellä laitteistollamme.
- FLUG-yhteistyö
Seuraavia ehdotuksia tuli esiin mahdollisina tapoina tiivistää yhteistyötä FLUGin kanssa:
- Varmistetaan FLUGin palvelut omalla palvelimellamme ja meidän palvelumme FLUGin palvelimella
- Järjestetään yhteistyössä Avoimien ohjelmien päivä 2005
- Otetaan käyttöön postilista yhteistyökeskusteluja varten, kenties linux.fi-domainin alla
- Järjestetään tapaaminen päivällisen merkeissä Helsingissä
- Järjestetään yhteinen chat-tilaisuus
- Laaditaan konkreettinen ehdotus linux.fi-domainin käytöstä
Lisäksi FLUGin hallitus on tietojemme mukaan suunnitellut vierailua Turkuun, todennäköisesti jonkin Turuxin tapaamisen yhteydessä. Järkevimmät kuukaudet tämän toteuttamiseen lienevät helmi- ja maaliskuu.
Yllä olevista ideoista keskustellaan tarkemmin FLUGin kanssa.
- Pankin vaihtaminen
Aschwin ja Tero kävivät kysymässä tarjouksia Aktiasta ja Handelsbankenista. Nämä vaikuttivat hintojen puolesta varsin tasavertaisilta ja edullisemmilta kuin tällä hetkellä käyttämämme Nordea. Sekä Aschwin että Tero suosittelivat tilin siirtämistä Handelsbankeniin.
Päätettiin avata Handelsbankenissa tilit Linux-Aktivaattorille ja DebConf5-tapahtumalle. Samalla lopetetaan tili Nordeassa.
- Muut esille tulevat asiat
Jäseneksi liittyminen
Ehdotettiin parannusta liittymisprosessiin. Päätettiin laittaa JoinOrg-sivulle lista tiedoista, jotka lähtetään yhdistyksen sihteerille jäsenhakemuksena. Myöhemmin toteutetaan parempi ratkaisu verkkolomakkeen muodossa.
Sähköpostin poistaminen arkistosta Novellin pyynnöstä
Teknisten ongelmien vuoksi viestiä ei ole vielä poistettu. Tämä tullaan tekemään niin pian kuin mahdollista.
Aschwinin maksamat vuosikokouksen kustannukset
Aschwin maksoi vuosikokouksen kukstannukset omista varoistaan. Päätettiin, että Aschwin lähettää listan kuluista hallituksen postilistalle ja tämän perusteella päätetään, mitä Linux-Aktivaattori kuluista korvaa.
Kulujen maksaminen jäsenille yhdistyksen varoista
Kun jäsen valtuutetaan hoitamaan yhdistyksen toimintaan liittyviä tehtäviä, joihin voi sisältyä kuluja, päätetään tapauskohtaisesti summa, johon saakka Linux-Aktivaattori kulut korvaa.
Typo3:n käyttöönotto
Projekti on loppuvaiheissaan ja Aschwin toivoo Typo3:n olevan käytössä tammikuun loppuun mennessä.
Maanantain DebConf5 IRC-kokous
Kukaan paikalla olijoista ei uskonut pääsevänsä mukaan kokoukseen. Aschwin kysyy pääsisikö Wolf edustamaan Linux-Aktivaattoria.
- Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16:34.