Yhdistystoiminta

Miksi Linux-Aktivaattori on yhdistys? Miksi täytyy pitää kokouksia? Mitä hallitus tekee? Entä yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja? Kuka täällä oikein päättää asioista? Miksei yhdistys tee kivoja X:ää ja Y:tä, vaan vain tylsiä asioita?

Näihin ja moniin muihin kysymyksiin pyritään vastaamaan mahdollisimman selkeästi tällä sivulla. Lisäksi eri yhdistystoiminnan osa-alueista on kerätty linkkejä syventävän tiedon lähteille. Sivulla käsitellään asioiden yksinkertaistamiseksi vain Linux-Aktivaattorin kokoisen ja tapaisen yhdistyksen toimintaa, eli ei esim. liittorakenteita.

Tekstin voi lukea kerralla alusta loppuun tai valikoida itseään kiinnostavat aiheet. Suositeltavaa on lukea ainakin seuraava kohta.

Mitä yhdistystoiminta pohjimmiltaan on?

Suomessa taataan yhdistymisvapaus perustuslain tasolla, eli sitä selkeästi pidetään hyvin tärkeänä. Yhdistystoimintaan osallistuminen on täysin vapaaehtoista ja jokainen saa itse valita, mihin yhdistyksiin kuuluu.

Yhdistyksen perustamisen pohjalla on aina yhteinen tavoite, joka kirjataan yhdistyksen sääntöihin. Säännöissä määritellään lisäksi muita yhdistyksen toimintaan liittyviä asioita, kuten jäsenkokoukset. Sääntöjen sisällöstä määrää pitkälti yhdistyslaki, joka yhdistyksen omien sääntöjen lisäksi määrää yhdistyksen toimintatavoista.

Tämän tavoitteen määrittävät yhdistyksen perustavat jäsenet. Jäsenet ovat yhdistyksen ydin. Jäsenistön vaihtuessa ajan myötä voi tavoitettakin tarvittaessa vaihtaa, sillä ehdoton päätösvalta yhdistyksessä kuuluu lain mukaan sen jäsenille. Yhdistyksen muodostavat siis sen kulloisetkin jäsenet ja yhdistyksen on toimittava heidän toiveidensa mukaan – ei päin vastoin. Jokohan painotin jäsenistöä tarpeeksi? En, sillä sitä on lähes mahdotonta painottaa liikaa!

Lakipykälistä huolimatta yhdistystoiminnassa pitäisikin ennen kaikkea olla tarkoitus jäsenten yhteisestä toiminnasta yhteisen tavoitteen eteen. Tästä yhdistystoiminnassa siis on kysymys. Sitä varsinaista konkreettista toimintaa järjestää yhdistyksen aktiivinen jäsenistö – eli toivottavasti mahdollisimman suuri osa jäsenistä. Yhdistyksestä (eli sen jäsenistä) riippuu, mitä toiminta varsinaisesti on ja paljonko sitä järjestetään.

Entä se hallitus ja kokoukset ja kaikki muu byrokratia?

Kuten edellä mainittiin, päätösvalta yhdistyksessä kuuluu jäsenille. Jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksissa. Näin sanoo laki.

Miksi täytyy tehdä näin? Eikö voida vain sopia epämuodollisesti porukalla kulmakuppilassa? No, tämä toimii kyllä pienellä porukalla, mutta yhdistyksen jäsenmäärän kasvaessa kymmeniin ja hajautuessa maantieteellisesti käy tällainen sopiminen vaikeammaksi. Tässä vaiheessa yhdistykselle alkaa myös kertyä merkittäviä summia yhteistä rahaa ja muuta omaisuutta, jonka käytöstä jäsenet varmasti haluavat tietää. Tämän vuoksi laissa määritellään tietty määrä byrokratiaa, jolla pyritään takaamaan jäsenten mahdollisuus vaikuttaa tasapuolisesti asioihin ja saada avoimesti tietoa yhdistyksen toiminnasta. Kyllä, näin se on – byrokratia on sinua varten ja takaa sinulle jäsenenä tiettyjä oikeuksia.

Laki määrää, että tietyt asiat voidaan päättää vain yhdistyksen kokouksessa (kuten sääntöjen muuttaminen) ja joitakin näistä on päätettävä vuosittain (kuten hallituksen valinta). Lisäksi laissa määritellään eräitä muita kokouksessa huomioitavia asioita, kuten hallituksen kokoonpanon rajoituksista. Yhdistyksen omissa säännöissä näitä lain määräyksiä tarkennetaan kyseiseen yhdistykseen sopivaksi ja saatetaan määritellä lisää huomioitavia asioita.

Yhdistyksen kokouksessa hyväksytään jäsenistön päätöksellä yhdistykselle määritellyksi kaudeksi hallitus, toimintasuunnitelma ja budjetti. Toimintasuunnitelmaan on kirjattu jäsenistön näkemys siitä, mitä yhdistyksen pitäisi tulevalla kaudella tehdä. Budjetissa puolestaan on jäsenistön näkemys siitä, mitä sen tekemisen pitäisi suurin piirtein maksaa.

Hallitus edustaa jäsenistön valtuuttamana yhdistystä ja hoitaa juoksevia asioita, kuten yhdistystoiminnan pyörittämiseen liittyvää byrokratiaa – mm. laatii kokoustensa pöytäkirjat ja tilinpäätöksen, jotta jäsenistö voi nähdä mitä hallitus tekee ja miten yhdistyksellä menee. Hallituksen tavoitteena pitäisi olla se, että jäsenten hyväksymä toimintasuunnitelma myös toteutuu. Hallituksella on omia velvollisuuksiaan ja toimintatapojaan, mutta niistä tarkemmin seuraavassa kohdassa.

Yhdistyksen kokouksessa myös myönnetään vastuuvapaus edellisen kauden hallitukselle. Sillä hallitus on vastuussa jäsenille ja näin jäsenistö pääsee käyttämään valtaansa vaatimalla tarvittaessa väärinkäytösten selvittämistä. Jäsenistön apuna tässä toimivat yhdistyksen tilintarkastajat, jotka valvovat hallituksen toimintaa ja yhdistyksen varojen käyttöä hallituskauden aikana sekä tarkastavat yhdistyksen tilinpäätöksen. Näkemänsä perusteella tilintarkastajat laativat jäsenistölle lausunnon, jossa he kertovat ovatko havainneet virheitä. Tämä lausunto esitetään jäsenille viimeistään kokouksessa, jossa vastuuvapaudesta päätetään.

Mitä hallituksessa sitten joutuisi tekemään?

Hallituksessa pääsee edistämään yhdistyksen yhteisten tavoitteiden toteutumista konkreettisen toiminnan kautta. Vaikka hallitukselle on määritelty runsaasti tehtäviä, Linux-Aktivaattorin kokoisessa yhdistyksessä käytännön työmäärä jää vielä kohtuullisen pieneksi.

Hallituksella on joitakin lakisääteisiä tehtäviä, jotka ovat:

  • jäsenluettelon pitäminen
  • yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja valmistelu
  • yhdistyksen edustajana toimiminen
  • tilinpäätöksen allekirjoittaminen
  • tilintarkastuksessa avustaminen
  • selvitysmiehenä toimiminen yhdistyksen purkautuessa
  • yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin

Kahta viimeistä harva joutuu hallituksessa koskaan tekemään.

Mahdollisia lain säätämiä tehtäviä ovat (yhdistyksestä riippuen):

  • jäsenluettelotietojen luovuttamisesta päättäminen
  • jäsenten hyväksyminen yhdistykseen
  • jäsenten erottaminen yhdistyksestä
  • kanteen nostaminen yhdistystä vastaan, jos yhdistys on tehnyt moitteenvaraisen tai mitättömän päätöksen
  • yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden antaminen
  • yhdistyksen omaisuuden myyminen, vaihtaminen ja kiinnittäminen

Lisäksi hallitus hoitaa yhdistyksen juoksevia asioita, joihin liittyen se:

  • toimeenpanee päätöksiä
  • hoitaa yhdistyksen rahavaroja ja muuta omaisuutta
  • valvoo ja johtaa yhdistyksen sisäistä toimintaa
  • tekee aloitteita yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi

Hallituksen jäsenyys on yhdistyksen luottamustehtävä ja sellaisena siihen sisältyy tietty vastuu, joka liittyy myös muihin luottamustehtäviin. Käytännössä tästä vastuusta syntyy todella harvoin minkäänlaisia ongelmia, esim. Linux-Aktivaattorin historiassa ei kertaakaan. Kunhan ei tee mitään todella typerää, ei juurikaan hätää ole. Luottamushenkilön vastuu voidaan jakaa parlamentaariseen, siviilioikeudelliseen ja rikosoikeudelliseen vastuuseen.

Parlamentaarinen vastuu tarkoittaa sitä, että luottamuksen menettänyt luottamushenkilö voidaan erottaa milloin tahansa. Tähän voi tulla aloite jäsenistöltä tai hallitukselta.

Siviilioikeudellinen vastuu tarkoittaa vahingonkorvausvastuuta ja siitä säädetään yhdistys- sekä vahingonkorvauslaissa. Luottamushenkilö on velvollinen korjaamaan vahingon, joka aiheutuu hänen tahallisesta toiminnastaan, huolimattomuudestaan, välinpitämättömyydestään, tietämättömyydestään tai tehtävän hoitamatta jättämisestään. Normaalisti pienet kämmit sovitellaan hyvässä hengessä ja niiden kautta opitaan tekemään asioita paremmin, mutta on silti erittäin suositeltavaa hankkia perustiedot tehtävästä mahdollisimman pian, jos sellaisen ottaa vastaan.

Rikosoikeudellinen vastuu tulee eteen silloin, jos yhdistyksen luottamustehtävässä tekee rikoksen, esim. talousrikoksista voi joutua vaikeuksiin.

Ongelmien välttämiseksi kannattaa tietysti aina kysyä kokeneemmilta, jos on epävarma miten jokin asia pitäisi tehdä. Sitten otetaan tarvittaessa yhdessä selvää.

Mikä on puheenjohtajan rooli? Tai sihteerin? Rahastonhoitajan?

Yhdistyksessä on erilaisia luottamustehtäviä ja toimia, joista tässä on esitelty Linux-Aktivaattorin kannalta oleellisimmat. Tehtäviä voidaan kuitenkin jakaa varsin vapaasti hallituksen mieltymysten ja ihmisten elämäntilanteiden mukaan, joten nämä ovat aika suuntaa-antavia kuvauksia.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja, eli pj, on tyypillisesti yhdistyksen näkyvin henkilö. Hän on hallituksen jäsen, mutta yleensä juuri hän edustaa yhdistystä ulospäin ja kirjoittaa yhdistyksen nimen. Nimenkirjoitusoikeutta käytetään silloin, kun yhdistyksen nimiin tehdään esim. sopimuksia. Erityisesti puheenjohtajan allekirjoitus tarvitaan eräissä yhdistysrekisteriasiakirjoissa.

Yhdistyksen puheenjohtaja johtaa nimityksen mukaisesti puhetta hallituksen kokouksissa ja avaa myös yhdistyksen kokoukset minkä jälkeen niissä valitaan erikseen kokouksen puheenjohtaja.

Jäsenistö myös odottaa puheenjohtajan toimivan aktiivisesti yhdistyksen hyväksi, pyrkivän kehittämään sitä ja osallistuvan tärkeimpiin käytännön töihin. Tämä on puheenjohtajankin kannalta hyvä, sillä näin hän pysyy ajan tasalla tärkeimmistä yhdistyksessä tapahtuvista asioista. Loppuunpalamista on kuitenkin varottava – tarkoitus ei ole, että pj pyörittää yhdistystä yksin!

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtajan, eli vpj:n, tärkein rooli on paikata tilapäisesti puheenjohtajan poissaoloa. Tyypillisesti vpj toimii kiinteästi pj:n rinnalla tämän apuna. Näin kannattaakin toimia, sillä tällöin vpj pysyy ajan tasalla tapahtumista ja suunnitelmista, joten hän on tarpeen vaatiessa valmis hyppäämään puikkoihin. Samalla hän voi helpottaa pj:n työtaakkaa, jotta tällä riittää energiaa viedä yhdistystä eteenpäin.

Sihteeri

Sihteerin rooliin kuuluvat tehtävät vaihtelevat yhdistyksestä toiseen. Normaalisti sihteerin vastuulla on erilaisten asiakirjojen laadinta, esim. pöytäkirjat ja toimintakertomukset. Monessa yhdistyksessä sihteeri huolehtii myös tiedottamisesta ja jäsenrekisterin ylläpidosta, mutta usein näihin on myös nimetty erikseen omat vastuuhenkilöt. Yhdistyksen arkiston ylläpitäminen on myös tyypillisesti sihteerin vastuulla.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitaja vastaa yhdistyksen varainhoidon käytännön toimista. Hän ei päätä mihin raha menee, mutta hänen tehtävänsä on käyttää yhdistyksen varoja ja seurata sen taloustilannetta. Tämä tarkoittaa yhdistyksen maksuliikenteen (laskut, kulukorvaukset) ja kirjanpidon hoitamista. Rahastonhoitajalla on myös merkittävä rooli yhdistyksen tilinpäätöstä ja budjettia laadittaessa, koska hänellä on normaalisti paras tieto ajantasaisesta taloustilanteesta.

Rahastonhoitajan rooli on merkittävä, koska hänellä on oikeus käyttää yhdistyksen pankkitiliä ja mahdollisia käteisvaroja. Hallituksen pitääkin jatkuvasti valvoa rahastonhoitajan toimintaa, vaikka hän onkin luotettu henkilö. Mutta tämä toimii myös toisin päin, sillä rahastonhoitaja valvoo hallituksen rahojen käyttöä ja varoittaa havaitessaan sen johtavan mahdollisiin ongelmiin.

Jäsenrekisterin ylläpitäjä

Jäsenrekisteri on varsin arkaluonteinen dokumentti. Se sisältää jäsenten henkilökohtaisia tietoja ja näin ollen sen käsittelyä säätelee henkilötietolaki. Monissa yhdistyksissä, myös Linux-Aktivaattorissa, pääsy jäsenrekisterin sisältämiin tietoihin onkin vain nimetyllä ylläpitäjällä. Jäsenrekisterin ylläpitäjä varmistaa, että jäsenrekisteriä käytetään lain mukaisesti, sekä tarvittaessa hakee rekisteristä tietoja hallituksen päätöksenteon pohjaksi.

Tiedottaja

Tiedottajan tehtävä on laatia ja lähettää yhdistyksen tiedotteet ainakin ulkopuolisille tahoille ja joskus myös sisäisesti. Näin hän voi vähentää sihteerin ja puheenjohtajan työtaakkaa.

Miksi kokouksia pidetään ja mitä niissä tehdään?

Miten yhdistyksen taloutta hoidetaan?

Toivottavasti hyvin!

Kirjallisuutta

Luokat: